Imagine uma segunda-feira, oito e pouco da manhã. A pessoa do financeiro abre a planilha de sempre, a que tem contas a pagar, contas a receber e a lista de clientes em abas separadas. O Excel demora, demora, e solta o aviso: o arquivo está corrompido e não pode ser aberto. Ela tenta pelo navegador. Tenta no computador do colega. Nada.
Vem o primeiro alívio: "mas tá no OneDrive". Tá. Só que o que tá no OneDrive é justamente o arquivo que não abre. A nuvem copiou o problema com a mesma eficiência com que copiaria qualquer outra coisa.
Cenas assim são comuns em empresa pequena, e o final varia bastante. Na versão boa, alguém acha no histórico uma cópia de três dias atrás e a equipe gasta a manhã redigitando o que ficou de fora. Na versão ruim, somem semanas de lançamentos, um boleto é pago duas vezes e um cliente recebe cobrança de uma dívida que não existe. A frase que abre quase todas essas histórias é a mesma: "mas a gente tinha backup".
Sincronizar não é o mesmo que ter backup
Google Drive, OneDrive e Dropbox foram feitos para uma coisa: deixar o mesmo arquivo igual em todos os lugares onde você abre ele. Para trabalhar em equipe, é ótimo. Para proteger dado, é um problema, porque a regra vale nos dois sentidos. O que estraga também fica igual em todo lugar.
Apagou uma aba sem querer? Sumiu da nuvem e do computador de todo mundo. O arquivo corrompeu? A versão corrompida virou a oficial. Um ransomware trancou a pasta do seu computador? A pasta trancada sobe para a nuvem e troca a boa. É exatamente essa a limitação que especialistas em infraestrutura apontam: a alteração se espalha automaticamente para todos os dispositivos sincronizados.
As duas plataformas têm histórico de versões e, nos planos pagos, algum recurso de restauração. Ajuda bastante. O que pouca gente lembra é que o histórico tem prazo, muda de plano para plano e só funciona se alguém souber que ele existe no meio da correria. Backup é outra coisa: uma cópia guardada separadamente, que não muda quando o original muda.
E não é risco de empresa grande. Segundo o ESET Security Report, 29% das empresas brasileiras já sofreram pelo menos um ataque de ransomware (Strong Security). As pequenas e médias entram na mira justamente porque conseguem pagar resgate e quase nunca têm equipe de segurança (Avant Services).
Quatro jeitos bem comuns de perder a planilha
Nenhum deles exige um hacker. Na maioria das vezes é rotina normal dando errado.
1. O erro que ninguém vê na hora. Alguém ordena só uma coluna em vez da tabela inteira e os preços trocam de produto. Alguém cola por cima de uma fórmula. Alguém apaga uma aba achando que era cópia. O arquivo segue abrindo normalmente, e é aí que mora o perigo: o estrago só aparece semanas depois, quando o histórico de versões já não alcança mais.
2. O arquivo que corrompe. Planilha grande, com muita aba, vínculo entre arquivos e macro, aberta por várias pessoas ao mesmo tempo, é candidata a dar problema. Basta uma queda de energia no meio do salvamento ou uma sincronização interrompida. O arquivo não abre, ou abre com dado faltando.
3. O ransomware. Um anexo aberto com pressa, um link clicado sem pensar, e os arquivos do computador ficam criptografados. Como a pasta sincronizada vai junto, a cópia da nuvem também. É o cenário mais pesado, e o que mais custa para quem não tem uma cópia isolada.
4. A pessoa que sai. O arquivo mais importante da empresa mora no notebook ou na conta pessoal de um funcionário. Ele pede demissão, o notebook é formatado, a conta é desativada. Falamos desse risco em Processo manual que depende de uma pessoa só é uma bomba-relógio. Quando o dado mora com alguém, ele vai embora junto com essa pessoa.
Autoteste: sua empresa está exposta?
Responda sem dó. Ninguém precisa ver as respostas.
- Se a planilha principal da empresa sumisse hoje, você sabe exatamente de onde recuperaria?
- Existe alguma cópia guardada fora da pasta sincronizada, que não muda sozinha quando o original muda?
- Alguém já testou restaurar essa cópia, de verdade, nos últimos seis meses?
- Dá para voltar a planilha para como ela estava há 30 dias? E há 90?
- O arquivo está numa conta da empresa, e não no e-mail ou no notebook pessoal de alguém?
- Você consegue saber quem alterou um valor, e quando?
- Se o responsável pela planilha sumisse por um mês, a operação seguiria normal?
Respondeu "não" ou "não sei" para três ou mais? Sua empresa está a um arquivo corrompido de uma semana ruim. Se a pergunta 3 foi "não", atenção redobrada: backup que nunca foi testado é só uma esperança com nome técnico.
Como é um backup de verdade
A regra mais citada no mercado é a 3-2-1, e ela funciona para qualquer tamanho de empresa. Você mantém três cópias dos dados (o original mais duas), em dois tipos de armazenamento diferentes, com uma delas fora do alcance do dia a dia: isolada da rede e das contas que você usa para trabalhar, para que um ransomware ou um erro de digitação não consiga chegar nela.
Só que a regra sozinha não resolve. Três cuidados separam quem tem backup de quem consegue recuperar.
Automatize. Backup que depende de alguém lembrar de copiar o arquivo toda sexta vai falhar na sexta em que ninguém lembrar, e vai ser justamente a semana em que você precisa dele.
Guarde versões, não só a última cópia. Lembra do erro que só aparece semanas depois? Se o backup guarda apenas a cópia de ontem, ele guarda o erro junto. O ideal é poder voltar para o dia, a semana ou o mês que você escolher.
Teste a restauração. Pelo menos a cada seis meses, pegue um arquivo e restaure de verdade, em outro lugar, como se tivesse perdido o original. É o único jeito de descobrir se o backup funciona antes de ficar dependendo dele.
Um HD externo guardado na gaveta também conta como cópia, desde que alguém realmente conecte, copie e confira de tempos em tempos. O problema é o de sempre: quando o backup depende de memória e boa vontade, ele funciona bem nas primeiras semanas e vai sumindo da rotina. Por isso, sempre que possível, prefira um serviço que rode sozinho e avise quando falhar.
Já aconteceu. E agora?
Se você chegou aqui porque o arquivo já sumiu ou corrompeu, esta é a ordem que costuma dar menos dor de cabeça:
- Pare de mexer. Não salve por cima, não fique abrindo e fechando o arquivo. Cada salvamento pode empurrar as versões boas para mais longe no histórico.
- Interrompa a sincronização. Se houver qualquer suspeita de ransomware, desconecte o computador da rede e saia da conta no aplicativo do Drive ou do OneDrive. O próprio Google recomenda desconectar a conta para que os arquivos criptografados não substituam as versões boas na nuvem.
- Procure versões anteriores pelo navegador. Tanto no Drive quanto no OneDrive dá para abrir o histórico de versões do arquivo e restaurar uma cópia de antes do problema. No OneDrive empresarial existe ainda a restauração de toda a conta para um ponto dos últimos 30 dias (Microsoft Q&A).
- Limpe a máquina antes de restaurar. Se foi ransomware, o computador precisa ser verificado, e às vezes formatado, antes de receber os arquivos de volta. Senão você restaura e criptografa de novo.
- Confira com quem conhece os números. A versão recuperada pode abrir perfeitamente e estar faltando os últimos dias de lançamento. Peça para alguém do financeiro ou do comercial revisar antes de voltar a operar em cima dela.
- Depois da crise, descubra a causa. Erro humano, arquivo pesado demais, e-mail malicioso? A resposta muda o que você precisa consertar.
Quanto custa ficar sem backup
Ninguém coloca isso em planilha, mas dá para fazer a conta. Pense em duas pessoas gastando três dias para reconstruir dados perdidos, oito horas por dia. São 48 horas de trabalho que não geraram nada. Multiplique pelo custo da hora de cada uma e você já tem um número, antes de somar boleto pago em duplicidade, cobrança errada e cliente irritado.
Agora compare com o valor mensal de um backup automatizado, que você consegue cotar numa tarde. Na maioria dos casos a conta fecha rápido. O difícil é lembrar dela antes da segunda-feira em que o arquivo não abre.
O problema de fundo é morar num arquivo só
Se a sua empresa precisa de uma estratégia cheia de camadas só para proteger uma planilha, talvez o backup nem seja o ponto principal. A planilha concentra tudo num lugar: cadastro, financeiro, estoque, histórico. Um clique errado atinge tudo. Um arquivo corrompido derruba tudo. E não existe registro de quem mudou o quê, nem como impedir que alguém apague o que não devia.
Um banco de dados em nuvem trabalha de outro jeito. Cada informação fica na sua tabela, com regras que barram os erros mais óbvios. Cada usuário enxerga e edita só o que precisa. Toda alteração fica registrada. E serviços como o Azure SQL fazem backups automáticos e permitem restaurar o banco para um ponto específico no tempo: dá para voltar para como ele estava terça às 14h, antes daquela importação que deu errado.
Isso não quer dizer jogar o Excel fora. Ele continua ótimo para análise, simulação e relatório. Só não deveria ser o lugar onde mora a única cópia do que sustenta o seu negócio. Se quiser entender como essa transição acontece sem parar a operação, escrevemos um passo a passo em Como migrar da planilha para um banco de dados sem parar de vender.
Perguntas frequentes
O Google Drive ou o OneDrive servem como backup?
Servem como parte da solução, mas sozinhos não. Eles sincronizam, e sincronizar significa replicar também o erro. O histórico de versões ajuda, só que tem prazo e depende do plano. Um backup de verdade fica separado e não muda quando o original muda.
Com que frequência devo testar a restauração?
Pelo menos a cada seis meses, e sempre que mudar a forma de guardar os arquivos. O teste é simples: escolha um arquivo, restaure em outro local e confira se abre e se os dados estão completos.
MEI e autônomo também precisam se preocupar com isso?
Precisam, e talvez até mais. Em empresa pequena o controle financeiro, a lista de clientes e os orçamentos costumam morar num único arquivo, e não existe um setor de TI para socorrer. Se esse arquivo some, o negócio inteiro para junto.
Se eu migrar para um banco de dados, ainda preciso pensar em backup?
Precisa, mas o trabalho é bem menor. Serviços em nuvem já fazem backup automático, e o que importa é saber por quanto tempo as cópias ficam guardadas, quem pode restaurar e quanto tempo a restauração leva. Essas perguntas entram no projeto desde o início.
Backup em HD externo ou pen drive resolve?
Resolve em parte. É uma cópia fora da nuvem, o que já é melhor do que nada, mas costuma ficar plugado no mesmo computador (e então o ransomware criptografa junto) ou esquecido na gaveta. Se for usar, deixe desconectado depois da cópia, marque a data e teste de vez em quando se os arquivos abrem.
Por onde começar hoje?
Responda o autoteste acima. Se sobrar "não sei", comece pela pergunta 3: escolha o arquivo mais importante da empresa e descubra, de verdade, como você recuperaria ele amanhã.
Antes da próxima segunda-feira
A pessoa do financeiro daquela segunda-feira não errou em nada. Ela confiou que estar na nuvem era estar seguro, como quase todo mundo confia. Quem falhou foi a estrutura, que colocou a empresa inteira num arquivo e chamou a sincronização de backup.
Se o autoteste deixou alguma dúvida, vale descobrir onde estão os riscos antes que eles apareçam sozinhos. A gente começa essa conversa com um diagnóstico gratuito e sem compromisso: olhamos onde seus dados moram hoje, como estão protegidos e o que seria preciso para recuperar tudo num dia ruim. Às vezes bastam ajustes simples. Às vezes é hora de sair da planilha. De qualquer forma, você decide sabendo o que tem em mãos.
